Ortstaxe Wien: Berechnung für Airbnb-Vermieter

Ortstaxe in Wien für Airbnb-Vermieter

Vermieter, die ihre Apartments in Wien auf Airbnb (und ähnlichen Plattformen wie Wimdu, 9 Flats, etc.) anbieten, sehen sich nun mit der Frage um die Berechnung und Ablieferung der Wiener Ortstaxe konfrontiert.

Wenn Sie mehrere Apartments besitzen und das Geschäft mit der Airbnb-Vermietung (oder anderen Buchungsplattformen) gut läuft, dann ist der jetzige Zeitpunkt ideal, um sich über die generelle online Vertriebsstrategie Gedanken zu machen.

Das werden etliche andere auch tun, bei dem Angebot von mehr als 6000 Wohnungen in Wien (laut dem Trend-Artikel). In Salzburg sollen es 800 Angebote sein, in Innsbruck 600 und in Graz 450.

In Wien verspricht sich die Stadt Mehreinnahmen von 740.000 EUR pro Jahr durch das Einheben der Ortstaxe, wobei das Angebot auf Airbnb im letzten Jahr um 130 % gewachsen ist. Der heimliche Gewinner wird wohl der Finanzminister sein, denn etliche werden die Grenze übersteigen und anfangen Umsatzsteuer bezahlen zu müssen.

So wie die Stadt Wien agiert, scheint es darauf hinauszulaufen, dass jeder für sich selbst sorgen sollte, dass er im Rahmen des Rechts und des Gesetzes agiert. Wir denken, dass es kaum zu einer engen Umarmung mit den Buchungsplattformen wie in Brüssel oder Paris kommen wird. Da stehen viele andere Themen, wie leistbarer Wohnraum und Gentrifizierung, auch noch am Tableau.

Die Stadt Wien hat auch eine Info Seite bereitgestellt, während Airbnb vorsorglich die österreichische Niederlassung geschlossen hat, um keine Nutzerdaten herausgeben zu müssen. Graz überlegt auch schon, ob es dem Wiener Vorbild folgen soll. Im Grunde könnte man meinen: "The party is over". Zimmer- und Apartment-Vermietung ist ein Geschäft wie jedes andere, "sharing-economy" - hin oder her. Und es sind für diese Geschäftstätigkeit über die verwendete Infrastruktur und Systeme, um das Geschäft abzuwickeln, Entscheidungen zu treffen.

Man sollte sich in der jetzigen Situation neben den Fragen zum Recht und darüber hinaus einige grundsätzliche Fragen zur online Vertriebsstrategie für die Apartment-Vermietung stellen:

• Ist Airbnb der einzige lohnende Vertriebskanal oder gibt es Alternativen, die vielleicht besser performen?
• Wie schafft man es, die Apartments anderweitig zu vermieten, stets den Überblick zu behalten und dann auch im Rahmen des Rechts zu agieren? Stichwort Ortstaxe, Meldewesen, Statistik.
• Kann man durch dynamische Preise für die Übernachtungen die Umsätze etwa noch steigern? Stichwort: Yieldmanagement, Revenuemanagement, dynamische Zimmerpreise.

Ist die Party also wirklich vorbei oder wird es vielleicht eine ganz andere Party?

Buchführungspflicht für die Ortstaxe

Hier der Gesetzestext zum Thema Ortstaxe in Wien:

§ 16. Die Inhaber und Inhaberinnen der im § 11 genannten Unterkünfte haben, abgesehen vom Fall der Pauschalierung der Ortstaxe, die geschäftlichen Aufzeichnungen (§ 13 Abs. 2) derart zu führen, dass alle Beherbergungen sowie das für jede einzelne Beherbergung vereinnahmte Entgelt zuverlässig ersichtlich ist.

Das bedeutet, Sie brauchen ein System, um Aufzeichnungen über die Aufenthalte Ihrer Gäste zu führen. Dieses System braucht außerdem die Option, für manche Aufenthalte Ausnahmen zur Ortstaxen-Pflicht zu machen:

Minderjährige, die sich in Wien zum Schulbesuch oder zur Berufsausbildung oder in Jugendherbergen aufhalten, Studierende an Wiener Hoch- und Fachschulen und Personen, die in einer Privatunterkunft länger als drei Monate ununterbrochen Aufenthalt nehmen, sind von der Entrichtung der Ortstaxe befreit.

Derartige Informationen werden ausgiebig im Meldeschein/ Meldezettel erfasst, dessen Ausfüllen auch Pflicht ist.

Wiener Ortstaxe berechnen, aber wie?

Ausgangslage ist das "Beherbergungsentgelt". Dieser vom Gast zu bezahlende Betrag setzt sich aus dem von Airbnb an Sie übergebenen Betrag und der Buchungsprovision, die Sie an Airbnb bezahlen, zusammen.

Hier die Infos der MA6 zur Berechnung der Wiener Ortstaxe.

Höhe der Ortstaxe: 3,2 Prozent des Beherbergungsentgeltes (ohne Umsatzsteuer, Frühstück und 11 Prozent Pauschalabzug)

Das bedeutet, Sie können vor der Berechnung der Wiener Ortstaxe 11 Prozent vom Beherbergungsentgelt abziehen.

Weiters kommt es darauf an, ob Sie Umsatzsteuer bezahlen oder nicht. Ausgangslage: wahrscheinlich eher nicht, aber das könnte im Zuge der Änderungen, die für Sie anstehen, auch eine Überlegung wert sein. Dann können Sie alle Rechnungen für den Ausbau der nächsten Apartments oder die Umsatzsteuer Ihrer Miete gegenrechnen. Dieses Thema besprechen Sie am besten mit Ihrem Steuerberater.

Höhe der Ortstaxe: 3,2 Prozent des Beherbergungsentgeltes (ohne Umsatzsteuer, Frühstück und 11 Prozent Pauschalabzug) Berechnung der Ortstaxe mittels Schlüsselzahl:

Die Schlüsselzahl der Ortstaxe ist ohne Umsatzsteuer: 2,7691 Prozent Bei 10 Prozent Umsatzsteuer: 2,5237 Prozent (bis 30. April 2016 gültig) Bei 13 Prozent Umsatzsteuer: 2,4584 Prozent (ab 1. Mai 2016 gültig)

Hier können wir Sie gut unterstützen, die Wiener Ortstaxe ist bei uns als Rechenregel hinterlegt und kann bei Inklusivpreisen (also inkl. Ortstaxe und Umsatzsteuer) gesetzeskonform in den Rechnungen aufgezeichnet werden. Denn bei der Berechnung muss vom Bruttozimmerpreis ("Beherbergungsentgelt") zuerst die Ortstaxe abgezogen und dann erst die Umsatzsteuer vom Restbetrag ermittelt werden.

Bei der manuellen Berechnung der Ortstaxe hilft es, die Schlussrechnung zu beherrschen oder ein System zu haben, das diese Berechnung erledigt: Mit igumbi können Sie saubere und gesetzeskonforme Rechnungen ausstellen.

So sieht die Gliederung der Mehrwertsteuer und Ortstaxe auf den Rechnungen aus, die mit der igumbi Hotelsoftware erstellt wurden:

Es wird lediglich der Nächtigungsbetrag und gegebenenfalls die Endreinigung auf die Rechnung an den Gast gesetzt. Wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind, verrechnen Sie die Nächtigung und Reinigungskosten mit der anwendbaren Mehrwertsteuer. Die Airbnb "Servicegebühr" zahlt der Gast direkt an Airbnb und Airbnb weist dafür auch die Mehrwertsteuer aus. Diese sollte nicht auf die Rechnung, da Airbnb diese dem Gast in Rechnung stellt.

Darüber hinaus steht Ihnen ein Excel-Download aller Rechnungsdaten zur Verfügung, in dem die Ortstaxe in einer extra Spalte ausgewiesen wird. Mit dieser Excel-Liste können Sie den monatlichen Betrag der Ortstaxe für die MA6 einfach und schnell ermitteln.

Airbnb: Pro und Contra

Wenn sie sich schon neu aufstellen müssen, gibt es vielleicht ein paar Dinge, die Sie jetzt betrachten und hinterfragen sollten:

• Airbnb behält die Zahlung der Gäste bis kurz nach der Anreise des Gastes ein. Das bedeutet, das Geld, das schon seit Wochen oder Monaten auf Ihrem Konto liegen könnte, arbeitet für Airbnb. Das ist zwar nicht schlecht in der Anfangsphase, wenn Sie in Ihrer Wohnung ein oder zwei Zimmer vermieten. Wenn Sie aber mehrere Objekte betreiben und Ihr Portfolio erweitert haben, müssen Sie erstmals einiges an Investitionen vorfinanzieren. Gut, dass dieses Geschäft so profitabel ist.

• Manche Airbnb-Gäste sind etwas betreuungsintensiv und wünschen sich Wohnen mit Familienanschluss. Das mag in der Anfangsphase recht neuartig und recht nett sein. Aber irgendwann wären einfach zu handhabende Gäste eine Wohltat. Diese Art von Gästen sind einerseits Stammgäste und andererseits Gäste, die von traditionellen Buchungsplattformen wie Booking kommen.

Alternative: eigene Website mit online Buchungstool

Sie haben sich bisher gescheut eine eigene Website einzurichten, aus Angst, dass es dann ein "offizielles Business" wird? Nun, wie wir festgestellt haben, wird es ohnehin so kommen. Sie haben mit der Vermietung eigentlich gutes Geld verdient und es ist besser, zu agieren, statt zu reagieren.

Vor allem erlaubt Ihnen Ihre eigene Website Ihre Gäste besser an Ihren Betrieb zu binden. Legen Sie in die Wohnung einfach eine Visitenkarte oder ein Flugblatt mit Ihren Kontaktdaten (und dem URL Ihrer Website) zum Mitnehmen auf. Nutzen Sie die Gästekontakte während des Aufenthalts, um Weiterempfehlungen für zukünftige Buchungen zu generieren.

Auf Ihrer eigenen Website können Sie Ihre Apartments mit denselben schönen Bildern, die sie auf Airbnb verwenden, darstellen (und natürlich auch mehr). Wir empfehlen für die halbwegs technisch Versierten WordPress als Plattform für die Apartment Website.

Natürlich wäre es auch toll, wenn Ihre Gäste auf Ihrer Website sofort, direkt und provisionsfrei buchen könnten. Dafür bieten wir unser online Buchungstool an. Ein schnelles, einfaches Buchungstool. Für WordPress gibt es dafür ein fertiges Plugin.

E-Mail Marketing als Traffic-Bringer

Stammkunden und Weiterempfehlungen sind gut. Der Dreh- und Angelpunkt ist Ihre Website. Verstärken können Sie diesen Kommunikationskanal durch den Aufbau eines Newsletter-Verteilers. Wir bieten dafür die Integration mit dem E-Mail-Tool Mailchimp an.

In igumbi können Sie Ihren Gästen Interessen (das Reisemotiv) zuweisen und später in Ihren Mailings stark segmentierte E-Mail Newsletter verschicken. Mit den Mailings lotsen Sie Ihre Gäste auf Ihre Website, die dann dort provisionsfrei buchen.

E-Mail Marketing wird im Zeitalter von Facebook und anderen Social-Media-Plattformen sträflich unterschätzt. Tun Sie das nicht.

Sie sehen: die Party geht ganz woanders weiter.

Weitere Buchungsplattformen

Vielleicht haben Sie sich schon überlegt auf anderen Buchungsplattformen präsent zu sein. Das wäre dann lohnend, wenn Sie sich von den anderen Plattformen die Ansprache weiterer, nicht durch Airbnb abgedeckten, Kundensegmente erhoffen.

Abgehalten hat Sie bis jetzt die Frage, wie Sie die Verfügbarkeiten mit einer Buchungsplattform wie booking.com synchron halten, ohne zum menschlichen Computer zu werden?

Grundsätzlich ist bei den Buchungsplattformen zu unterscheiden, ob diese Airbnb-artige Plattformen sind (mit iCal Schnittstellen) oder traditionelle Buchungsplattformen wie Booking, mit denen Buchungen, Verfügbarkeiten und Preise über sogenannte Channel Management Programme ausgetauscht werden können. Letzteres kann für Sie viele Vorteile bringen. Airbnb unterstützt Sie zwar beim Preis-Micro-Management. Wir sehen das eher als einen Mechanismus seitens Airbnb, um günstig zu attraktiven, buchbarem Inventar zu kommen. Crowdsourcing eben.

Wir bieten Ihnen in igumbi mit der Levelpreislogik einen Mechanismus, bei dem Ihre Preise bei höherer Auslastung automatisch steigen. Das funktioniert sehr gut mit traditionellen Buchungsplattformen wie Booking.com, Expedia, Venere, HRS, die über unsere Zwei-Weg-Channel-Management-Schnittstelle angebunden sind. Diese Buchungsplattformen stoßen mit der Aufnahme von Apartmentvermietern mit 2-3 Einheiten mehr oder weniger in das Airbnb Segment vor. Mit der igumbi Levelpreislogik werden die Preisänderungen automatisch nach dem Eintragen oder dem Löschen der Buchungen, ohne Ihr Zutun, an die Buchungsplattformen geschickt.

Die igumbi Plattform unterstützt auch den Austausch der Verfügbarkeiten via iCal Kalender-Feed und das Einlesen der Buchungen via iCal Kalender mit Airbnb. Das basiert auf dem regelmäßigen Auslesen von URLs vom iCal Kalender. Buchungen werden automatisch eingetragen und Airbnb (oder andere Plattformen wie Wimdu, 9Flats, etc.) erhalten stets die aktuelle Verfügbarkeit: Buchungen, die über andere Quellen eingetragen werden (sei es über den Channel Manager eingelesen oder manuell angelegte Buchungen die über Telefon oder per E-Mail), werden im iCal Feed als belegt/ blockiert dargestellt, ohne Details über die Buchungen an Airbnb zu übermitteln.

Meldezettel/ Meldescheine

Zu guter Letzt müssen Ihre Gäste auch Meldezettel ausfüllen. Im Gesetzestext steht Folgendes:

InhaberInnen von gewerblichen und privaten Beherbergungsbetrieben müssen zur Erfüllung der Meldepflicht ein Gästeverzeichnis (§ 10 Meldegesetz 1991) führen.

Jeder Gast ist – ohne Rücksicht auf die Aufenthaltsdauer – unverzüglich (jedenfalls aber innerhalb von 24 Stunden) nach seinem Eintreffen, durch Eintragung in ein Gästeblatt (künftig Gästeverzeichnis) anzumelden und bei seiner Abreise entsprechend wieder abzumelden.

Anders als in vielen Bundesländern in Österreich ist in Wien die Ortstaxe nicht an den Meldeschein gekoppelt (der in den Tourismusorten meistens an den Fremdenverkehrsverband abzuliefern ist), sondern dient in erster Linie der Vollstreckung des Meldegesetzes. Die Polizei könnte vorbeischauen, um Einblick in Ihre gesammelten Meldeblätter zu nehmen.

igumbi (online Hotelsoftware) erlaubt die Möglichkeit Meldescheine im System zu erfassen und diese als PDF auszudrucken. Sie müssen lediglich sicherstellen, dass die Meldezettel von den Gästen unterschrieben werden und sauber in Ordnern abgelegt werden.

Hier wird es auch noch zu "Gesprächen" mit Airbnb kommen müssen, damit Sie vorab vollständigere Gästedaten übermittelt bekommen, wie dies bei anderen Buchungsplattformen wie Booking.com schon der Fall ist.

Ganz clever holen wir uns mit der Unterschrift auf dem Meldezettel auch gleich das Einverständnis für das Marketing per E-Mail.

Beherbergungstatistik

Auch die Daten für die Beherbergungsstatistik kann als Excel-Datei für jeden Monat abgerufen werden, um sie an die MA23 zu übermitteln. Also ja, es ist noch eine weitere Magistratsabteilung involviert.

Der Gesetzestext besagt Folgendes:

Gewerbliche und private Beherbergungsbetriebe sind durch die bundesweite Tourismusstatistik-Verordnung 2002 verpflichtet, die Zahl ihrer Gäste und deren Übernachtungen monatlich an die Gemeinde zu übermitteln. Ankunfts- und Nächtigungszahlen sind nach dem Herkunftsland der Gäste aufzuschlüsseln.

Fazit

Wir können Ihnen mit der igumbi Hotelsoftware jetzt sofort eine online Software-Lösung anbieten, die Sie in Ihrer jetzigen Situation unterstützt gesetzeskonform zu agieren:

• saubere Rechnung mit oder ohne Umsatzsteuer / Mehrwertsteuer
• korrekt berechnete Ortstaxe
• Export der Beherbergungsstatistik für die MA23
• Excel-Export der Rechnungsdaten mit der Ortstaxe in einer Spalte ausgewiesen.

Weiters sind die Ausrichtung auf den Direktvertrieb und die Tools, die das unterstützen (Buchungstool, Mailchimp Synchronisation, Channel Management), eine strategische Option, um Ihren Zimmervertrieb günstiger und unabhängiger zu machen.

Mit der Channel Management-Anbindung können Sie weitere Buchungsplattformen anbinden. Dabei haben Sie keinen Stress beim Verwalten der Verfügbarkeiten und Preise in den unterschiedlichen Plattformen. Die Buchungen werden automatisch importiert.

Es gibt auch eine iOS (iPhone & iPad) App, mit der Sie die Buchungen unterwegs verwalten, den Belegungsplan ansehen, Reservierungen eintragen und Angebote oder Reservierungsbestätigungen verschicken können. Das ist vor allem dann hilfreich, wenn Sie Ihre Buchungen per Telefon oder E-Mail entgegennehmen und in Ihrem Tagesjob in einer Besprechung sitzen: Während der Kollege schwadroniert, könnten Sie ja ein Angebot verschicken.

Sie sehen: Die Party fängt jetzt erst so richtig an.