Buchungsregeln aus igumbi können auch an die angebundenen Channel-Manager geschickt werden. Diese haben die Regeln unterschiedlich implementiert.
In igumbi stellen wir eine einfache und flexible Logik für die Buchungsregeln bereit. Kurzfristiges Ändern und entfernen von Regeln an einzelnen Terminen soll einfach, schnell und unter Berücksichtigung der aktuellen Buchungslage funktionieren.
Was sind Buchungsregeln
Buchungsregeln schränken die Buchbarkeit Ihrer Preise und Verfügbarkeiten ein.
Manchmal ist aus operationellen Gründen eine Mindestaufenthaltsdauer und eine Bündelung der Zimmerwechsel auf gewisse An- und Abreisetage gewünscht damit es nicht zu täglichen Wechsel der Zimmer kommt.
In der Hochsaison ist es für manche Betriebe möglich ganze Wochenaufenthalte mit Wechsel am nur am Samstag zu verkaufen. Wenn sich solche Belegungen durchsetzen lassen, dann kann es vorteilhaft die Regeln in der Hauptsaison so zu restriktieren damit solch eine Belegung zustande kommt.
Andere Betriebe wollen Mindestaufenthalte von 3,4,5 Tagen je nach Nachfrage und Saison.
Diese Einschränkungen der Buchbarkeit wird mittels Buchungsregeln erzielt. Typisch sind Minimum Aufenthalt und Abreisesperren um die Buchbarkeit auf die gewünschten Aufenthalte zu restriktieren. Es werden auch die Restriktionen auf Maximum Aufenthalt und Abreisesperren unterstützt.
Die regeln sollen in den Buchungsportalen wie Booking.com, HRS, Expedia wirken und auch im Online Buchungstool auf der eigenen Website.
Auf welcher Ebene werden die Regeln verknüpft?
Buchungsregeln könnten auf Betriebsebene, Produktkategorie Ebene (Zimmer), Rateplan- oder Rateplan- & Zimmerebene, bzw. auf der Tagespreis Ebene in die Channel Manager eingepflegt werden.
Wir haben uns aus Gründen der Nachvollziehbarkeit bzw. aus der technischen Implementierung dafür entschieden, dass die Regeln bei Hotel-Spider auf Produktkategorie Ebene (in Hotel-Spider Zimmer) erfolgen und bei Kognitiv/ Seekda auf der Tagespreis Ebene passieren.
Langfristig restriktiv, kurzfristig flexibel
Buchungsregeln sind ein strategisches Steuerungsinstrument dass mit Vorsicht eingesetzt werden sollte. Wenn Sie die Regeln zu streng setzen, dann fallen Sie aus der Verfügbarkeit in den Buchungsportalen und Sie merken es nicht einmal.
Evaluieren Sie die Regeln periodisch und hinterfragen Sie, ob diese dem aktuellen Buchungsverhalten noch entsprechen.
Im Buchungsverlauf (also längerfristig vor der Anreise) sind einige Betriebe recht streng mit den Buchungsregeln. Wenn es innerhalb des Bereichs der Stornofrist (z.B. 14,30 Tage) kommt dann werden die Regeln aufgeweicht bzw. entfernt. So sollen am Schluss noch die Lücken im Belegungsplan geschlossen werden.
Buchungsregeln in den Portalen über den Channelmanager Hotel-Spider
Der Channel Manager Hotel-Spider kann sehr flexibel mit den Buchungsregeln umgehen. Es gibt dort die Möglichkeit die Regeln auf 4 Ebenen anzulegen. Wir haben uns dafür entschlossen die Buchungsregeln auf Produktkategorie/ Zimmerkategorie-Ebene zu implementieren.
Die Hotel-Ebene ("Unterkunft") und die Zimmerkategorie/Rateplan ("Produkt") Ebene bleibt für Sie erhalten, wenn Sie für gewissen Perioden den Verkauf in den Portalen restriktieren bzw. gänzlich sperren wollen (Peak Termine mit direkt buchenden Stammgästen).
- Wenn Sie das ganze Haus sperren wollen dann nutzen Sie die Hotel-Ebene ("Unterkunft" manuell in Hotel-Spider) um Ihre Sperrtermine zu setzen. Auf dieser Ebene gibt es keine automatischen Updates aus igumbi.
- Die Zimmerkategorie/Rateplan (Produkt) Ebene erscheint uns als eine Feinsteuerung, bei der Sie sehr involviert die einzelnen Termine beschränken würden. Sie müssten die Wirksamkeit der Einstellungen oft beobachten damit sich die Wirkung der Einschränkung nicht kontraproduktiv wirkt.
- Die Rateplan-Ebene alleine macht im Zusammenspiel mit igumbi nicht viel Sinn: Wir schreiben im Falle der Levelpreise die unterschiedlichen Preise in den Standard-Rateplan der in Hotel-Spider angelegt wird. Unterschiedliche Preisaufschläge (z.B. Non-Ref Raten oder Portalaufschläge) leiten sich dann davon ab.
Buchungsregeln in den Portalen über den Channelmanager Kognitiv
Bei Kognitiv/ Seekda werden die Buchungsregeln, falls vorhanden, in die Preisupdates verpackt und sind dort auf der Ebene der Preise(STD Rate) zu finden.
Unterstützt werden An- und Abreisesperren, Min-, & Max-Aufenthalt.
Buchungsregeln im igumbi online Buchungstool
Im igumbi Online Buchungstool können die Regeln auch angewandt werden. Dies muss über den Support extra aktiviert werden. Derzeit wirken die Regeln auf Betriebsebene.
Die Regeln werden vor der Beantwortung der Verfügbarkeit ausgewertet und wenn die Anfrage nicht den Regeln entspricht, kommt eine entsprechende Antwort vom System.
Buchungsegeln bei Airbnb und FeWo Direkt
Die direkten Schnittstellen aus igumbi zu Airbnb und FeWo-Direkt beschränken sich auf das iCAL Kalender Format. Daher gibt es aus igumbi zu diesen Plattformen keinen automatischen Austausch der Preise und Buchungsregeln.
Mittlerweile unterstützen Hotel-Spider und Kognitiv auch die Anbindung an diese Plattformen. Wir empfehlen - besonders wegen des Austausches der Preise - deren Anbindung zu nutzen.
Buchungsregeln verwalten
Buchungsregeln anlegen
Die Festlegung auf Ihre Regeln machen Sie Anfangs und wollte wohlbedacht sein. Versuchen Sie mit wenigen Regeln auszukommen, um später die Komplexität im Tagesgeschäft nicht unnötig zu erhöhen.
Die Buchungsregel in igumbi unter dem Menüpunkt "Buchungsregeln" angelegt. Wenn Sie z.B. Minimum Aufenthalt (2,4,7 Tage), Anreisesperre und Abreisesperre verwenden wollen so haben Sie 5 Buchungsregeln.
Perioden anlegen
Als Nächstes legen Sie die Perioden an. Damit kann über mehrere Produktkategorien und längere Zeiträumen und selektierten Wochentagen Regeln angelegt werden.
z.B. die klassische 7 Tage mit Anreise nur am Samstag (Wahrscheinlich nur sinnvoll in der Hochsaison) geht so:
- Minimum Aufenthalt 7 Tage über die gesamte Periode eintragen
- Anreise Sperren setzen an allen Tagen außer am Samstag
- Abreise Sperren setzen an allen Tagen außer am Samstag (sonst könnte man 8, 9, 10, 11, 12, 13, 15, etc. Tage buchen)
Manche Betriebe nutzen nur 3/ 5 Tage mit Anreise an jedem Tag möglich. Es kommt auf Ihre Nachfrage und Konkurrenzsituation an.
Wenn Hotel-Spider als Channel Manager angebunden ist, dann wird die Änderung automatisch unmittelbar nach dem Anlegen übertragen.
Wenn Kognitiv als Channel Manager angebunden ist, dann muss der Zeitraum der diese Änderung betrifft mit der Funktion "mehrere Levels ändern" und dem Häkchen "senden an CM" gesetzt manuell übertragen werden.
Einzeltermine bearbeiten
Die kurzfristigen Änderungen, bzw. das Löschen der Regeln für Einzeltermine erfolgt mit der Funktion "Buchungsregeln bearbeiten".
Sie sehen in der langen Liste Ihre gesamten Regeln über Ihr gesamtes Verkaufszeitfenster.
Für einzelne Termine können Sie die Regeln löschen oder eine andere Regel für alle Kategorien zur Anwendung bringen. Man kann also sehr fein einzelne Termine umstellen, um Lücken in Ihrem Belegungsplan besser zu füllen.
Erst, wenn Sie speichern werden die Änderungen übernommen.
Die Änderungen des Zeitraums mit Änderungen werden automatisch an Hotel-Spider geschickt. Es passiert in der Schnittstelle ein Abgleich des Regelbestandes aus igumbi und aus Hotel-Spider und nur Änderungen bzw. Löschungen der Regeln werden als Update an Hotel-Spider geschickt.
Wenn Kognitiv als Channel Manager angebunden ist, dann muss der Zeitraum, der die Änderung betrifft, mit der Funktion "mehrere Levels ändern" und dem Häkchen "senden an CM" gesetzt manuell übertragen werden.
Änderungen im Channel Manager verifizieren
Verifizieren Sie bitte die Änderungen im Channel Manager/ in den angebunden Portalen. Besonders, wenn Sie beginnen mit den Buchungsregeln zu arbeiten.
Bestehende Regeln umstellen (Hotel-Spider)
Umstellung planen
Damit in Zukunft das Verwalten der Buchungsregeln einfacher wird, müssen in manchen Fällen die Regeln im Hotel-Spider umgestellt werden.
Bei manchen Kunden haben wir festgestellt, dass die manuell angelegte Regeln im Hotel-Spider als Zimmer - Rateplan (Produktregeln) angelegt wurden. Diese müssen entfernt werden. Wir werden danach die Regeln auf (igumbi) Produktkategorie zu (Hotel-Spider) Zimmerkategorie übertragen.
In Hotel-Spider Regeln auf Zimmer/ Rateplan (=Produkt) Ebene
Manche Betriebe haben in Hotel-Spider die Regeln auf der Zimmer/ Rateplan (Produkt) Ebene. Hier bitte den Hotel-Spider Support kontaktieren und die Regeln auf Zimmerebene aktivieren lassen.
Bestehende Regeln in igumbi löschen und wieder anlegen
Falls es schon Regeln in igumbi angelegt wurden, dann sollten diese gelöscht werden und erneut angelegt werden. Das stellt sicher, dass wir eine saubere Ausgangsbasis haben.
Einzeltermine bearbeiten. Regeln ändern/ entfernen
Mit der Funktion "Buchungsregeln bearbeiten" gibt es die Möglichkeit die Buchungsregeln auf Tagesebene zu ändern. Das ist besonders bei den kurzfristigen Anreisetagen sinnvoll, wenn es noch Lücken im Belegungsplan gibt. Die ursprünglich angelegten Regeln sind wahrscheinlich zu restriktiv.
Sie können mit dem Bearbeitungsmodus an einzelne Tage die Regeln gänzlich entfernen bzw. eine andere Regel (z.B. statt 4 Tage Minimumaufenthalt auf 2 Tage Minimumaufenthalt wechseln)
